Du devis à la facturation, l'informatique fait gagner du temps |
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Entretien avec Jean-Claude Jardin, dirigeant de la société "Jardin-Création". Il
nous parle de son utilisation du logiciel DreamFlore©. |
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Comment s'effectuait la gestion des contrats avant l'acquisition du logiciel ? |
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Nous disposions d'un logiciel de gestion "expérimental", développé spécifiquement
pour notre entreprise, qui nous permettait de faire la gestion des clients, les
compte rendus de chantier, et le calcul des temps passés sur les chantiers. Il disposait
d'un nombre de fonctions limité, puisque les devis étaient encore manuscrits, puis
transmis à la secrétaire pour être tapés. La plupart des commandes étaient encore
passées par téléphone sans confirmation écrite, ce qui étaient source d'erreurs. |
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Comment fonctionnez-vous aujourd'hui ? |
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Le logiciel DreamFlore© est installé sur 3 postes : deux pour la gestion des contrats,
et un pour la comptabilité. Ce dernier est équipé d'un logiciel de comptabilité,
vers lequel les fichiers DreamFlore© peuvent être exportés. Nous sommes en réseau,
donc les fichiers circulent très facilement entre les postes. |
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Pouvez vous décrire votre utilisation du logiciel ? |
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La première tâche consiste à créer une fiche client, qui comporte ses coordonnées ;
celles du chantier et divers renseignements, les informations évoluant dans le temps.
La fonction "devis" nous permet ensuite d'accéder à une base de données qui comporte
des intitulés types directement utilisables, ainsi qu'une collection de végétaux.
Pour un intitulé donné, il existe un texte descriptif qui s'affiche automatiquement,
et qu'il est possible de modifier. Cette fonctionnalité est très intéressante puisqu'elle
permet d'éviter de réécrire des articles que l'on retrouve très souvent (engazonnement,
clôture grillagée, plantation...). L'utilisateur a la possibilité de compléter cette
base de données, mais il faut se fixer une limite, au risque de perdre du temps
à saisir des milliers de plantes. A l'acceptation, le devis est validé et s'intitule
"commande client". Elle peut être utilisée pour établir directement les commandes
"fournisseurs". Il est possible de regrouper les commandes de plusieurs chantiers
différents par fournisseur, ce qui constitue également un gain de temps. Aujourd'hui,
cela, nous permet de passer 95% de nos commandes par fax. |
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Comment s'effectue la passerelle entre ce logiciel la comptabilité ? |
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Les factures sont également faites dans DreamFlore©. Il est possible de faire une
facture standard, par situation, par quantité ou par pourcentage, ou une facture
directe lorsqu'il n'y a pas de devis. Les factures ainsi que les règlements sont
ensuite exportés vers le logiciel de comptabilité. Lors de l'exportation, il est
possible de consulter les fichiers d'écritures afin de leur attribuer un numéro
de client. Une indication de l'exportation des factures est automatiquement mentionnée
sur celles-ci une fois que l'opération a été effectuée. |
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Vous n'utilisez pas le logiciel pour la planification des chantiers ? |
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Nous avons toujours des plannings affichés au mur, tant pour les chantiers ponctuels
que pour l'entretien. Cela reste l'outil le plus lisible pour tous, nous ne comptons
pas en changer. En revanche, les fichiers clients, qui comprennent toutes les caractéristiques
du chantier, ainsi que d'éventuelles observations, sont éditées et communiquées
aux équipes. C'est un outil très pratique, que nous utilisons systématiquement,
et qui est apprécié par tous. En gestion de chantier, nous évaluons les temps passés
à l'aide du logiciel pour le calcul de la marge brute. |
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Quelles autres fonctionnalités utilisez-vous fréquemment ? |
Trois autres fonctionnalités sont utilisées:
- la gestion des contrats d'entretien, très bien élaborée et correspondant parfaitement
à notre activité,
- l'outil statistiques, qui nous permet d'afficher l'avancement de la production,
de la facturation et des règlements. Nous visualisons également la quantité de devis
réalisés, acceptés et la marge brute ; nous pouvons ainsi à tout moment nous situer
par rapport à l'objectif de l'année et au regard des années précédentes,
- la relance des clients pour le paiement des factures, que le logiciel permet de
faire automatiquement. |
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Eprouvez-vous des difficultés d'utilisation au quotidien ? |
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Même si nous savons utiliser le logiciel dans les grandes lignes, une bonne assistance
technique est indispensable. Les mises à jour que nous recevons régulièrement permettent
de répondre à la plupart de nos souhaits. L'assistance technique, pour laquelle
nous avons souscrit un contrat, fonctionne très bien. De plus la société Alseve
est toujours à l'écoute des utilisateurs, afin de faire progresser cet excellent
outil de travail. |
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Quelles sont les limites de ce type de logiciel ? |
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Comme pour tout logiciel, cela n'évite pas les erreurs. Il est nécessaire de toujours
vérifier ce que l'on fait. En outre, nous estimons n'utiliser qu'environ 75% des
potentialités du logiciel. Malgré les formations que nous avons effectuées, la maitrîse
de logiciel prend du temps. A posteriori, il nous paraît préférable d'étaler les
formations dans le temps, afin de s'habituer progressivement au fonctionnement du
logiciel. Cela reste un investissement important, tant financier qu'en terme de
temps. Mais le résultat en vaut la peine. |
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Propos recueillis dans le magazine "Profession Paysagiste" - Numéro d'Octobre/Novembre/Décembre
2004 |
